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Risk Management
MÉTIER //Risk Management
Citation
La Fonction juridique, un véritable conseil opérationnel et stratégique au sein de l'entreprise. Une Fonction de contrôle interne garant de la conformité aux lois et aux réglementations applicables.

Alain Le Corre // Directeur métier

Dan Chelly // Directeur métier

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JUIN 2017 // PROTECTION SOCIALE INFORMATIONS

ARTICLE // LUTTE CONTRE LA FRAUDE : LES ASSUREURS S'ORGANISENT

PILOTAGE DES ACTIVITES JURIDIQUES "LEGAL MANAGEMENT"

PILOTAGE DES ACTIVITES JURIDIQUES "LEGAL MANAGEMENT"

Votre technique du droit et votre expertise en matière de gestion des risques juridiques font de vous l’interlocuteur privilégié des directions métiers et des organes décisionnels de votre entreprise. C’est dans ce contexte que nous vous assistons dans la gestion et le pilotage de vos activités juridiques, et vous permettons de renforcer votre rôle dans la stratégie globale du Groupe et sa performance.


Optimind Winter vous apporte les clés pour maitriser les risques juridiques associés aux différentes activités de votre entreprise et vous propose des solutions adaptées à vos enjeux de pilotage et de traitement des informations juridico-financières. Nous accompagnons les Directions générales, les Directions juridiques et plus largement les acteurs internes associés à la Fonction juridique dans le management de leurs activités - Legal Management.


Nos domaines d’expertises couvrent l’ensemble des processus et activités au sein desquels intervient la fonction juridique et ce quel que soit le secteur d’activité concerné : finances, assurances, services, industries, etc.

  • Gestion et pilotage de la vie sociale et capitalistique des entités du  groupe
  • Suivi et sécurisation des engagements contractuels
  • Mise en conformité juridique des nouveaux services et produits, de la communication commerciale et des moyens de distribution associés
  • Gestion des délégations de pouvoirs et des mandats
  • Protection et valorisation du capital immatériel


Optimind Winter vous accompagne dans le cadrage, le pilotage et la mise en œuvre de vos projets en répondant à trois problématiques majeures :

  • Le pilotage des activités juridiques - Legal Activities Monitoring, visant à apporter au Directeur juridique et au Top management les outils et les instruments qualitatifs et quantitatifs fiables et pertinents afin d'apprécier la qualité des activités juridiques en termes d'efficacité et de rentabilité.
  • La maîtrise des risques juridiques - Legal Risk Management, dont le but principal est de positionner la Direction juridique au cœur du dispositif d'identification, de maitriser et d'évaluer les risques juridiques et de non-conformité.
  • La digitalisation des activités juridiques et la qualité des données - Digitalisation and Legal Data Quality Management - nécessaires à la vie du groupe, aux échanges entre les acteurs en interne, et à la communication financière et institutionnelle.
     

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EXEMPLES DE MISSIONS LIEES AU PROCESSUS DE CORPORATE MANAGEMENT
Gestion et pilotage des filiales et titres de participation

Acteurs intéressés par ces types de mission : Directeur juridique, Responsable Droit des sociétés, Directeur Financier, Secrétaire général, Secrétaire du conseil d’administration, etc.

Pilotage des activités juridiques //

  • Elaboration de l’organigramme des entités du groupe, siège, filiales et participations, et formalisation des chaînes de détention directe et indirecte
  • Définition des indicateurs de suivi des seuils de détention
  • Mise en place d’une gouvernance autour des processus de traitement, de remontée et de consolidation des informations juridico-financières. Elaboration des règles et outils de communication entre les filiales et le siège d’une part, et entre les directions du siège,direction juridique vs direction financière, d’autre part
  • Détermination du périmètre de consolidation groupe à l’aide des informations Corporate

Maîtrise des risques juridiques //

  • Mise à jour de la cartographie des risques juridiques et de non-conformité associés au processus de traitement, de consolidation et de communication des données Corporate
  • Définition d’un plan de contrôle permanent de premier et second niveau relatif au processus de Corporate Management afin d’assurer une parfaite maîtrise des risques opérationnels : erreur, retard, etc.
  • Documentation des procédures relatives aux opérations capitalistiques : augmentation/réduction du capital, prise de participation…, aux versements des dividendes, aux nominations/révocations des mandataires sociaux, aux alertes en cas de franchissement  la hausse et à la baisse des seuils de détention, etc.
  • Suivi sécurisé des échéances liées à la vie sociale du groupe : convocation et tenue des assemblées, durée des mandats sociaux, etc.
  • Mise à jour automatisée des fiches d’identité des entités juridiques du groupe : répartition du capital, opérations sur titres, mandataires, etc.
  • Contrôle des conflits d’intérêts, des conventions interdites/réglementées, des versements des dividendes, des jetons de présence, etc.
  • Formation des juristes aux nouvelles méthodes de travail : gouvernance, procédures, outils, etc.

Digitalisation et Qualité des données //

  • Etude d’opportunité d’automatisation et de sécurisation des processus de gestion de la vie sociale du groupe à l’aide d’un système d’information dédié
  • Etude d’opportunité de migration d’outil et de données
  • Aide au choix d’un système d’information juridique via la réalisation d’un benchmark, la rédaction d’un cahier des charges, le lancement d’un appel d’offres, le dépouillement des réponses et l’animation des soutenances
  • Accompagnement dans le cadre des ateliers de spécifications fonctionnelles détaillées (SFD) et assistance à la validation des SFD
  • Elaboration des cahiers de test et réalisation de la recette fonctionnelle 
  • Contrôle de la reprise de l’historique des données
  • Etude de la qualité des données : exhaustivité, pertinence, exactitude…, restitution des résultats et préconisation d’axes d’amélioration
  • Réalisation d’un dispositif de numérisation, de traçabilité et de conservation des actes sociaux des entités du groupe et des opérations sur le capital

 

EXEMPLES DE MISSIONS LIEES AU PROCESSUS DE CONTRACT MANAGEMENT

Acteurs intéressés par ces types de mission : Directeur juridique, Responsable Droit des contrats, Direction Partenariats, Direction des achats, etc.

Pilotage des activités de Corporate Management //

  • Elaboration d’un tableau de bord de suivi des engagements contractuels par typologie ; partenaires, fournisseurs, intra groupe, NDA …, par cocontractant et par état : en cours de rédaction, en cours d’exécution, échus, etc.
  • Suivi des prestations essentielles externalisées
  • Intégration d’un réseau de correspondants « contract manager » au sein de l’organisation interne, mise à disposition des outils de suivi et formation aux nouvelles méthodes de travail

Maîtrise des risques juridiques //

  • Mise à jour de la cartographie des risques opérationnels, notamment de non-conformité, associés au processus de gestion des engagements contractuels
  • Elaboration d’un répertoire, clausier, des clauses sensibles et des modèles de contrat type
  • Définition d’un plan de contrôle permanent de premier et second niveau lié au processus afin d’assurer une parfaite maîtrise des risques opérationnels : erreur, retard, etc.
  • Mise en place d’un système de traitement et de communication des incidents survenus dans le cadre du processus de gestion des contrats : réclamations, précontentieux, contentieux, etc.

Digitalisation et Qualité des données //

  • Accompagnement au choix d’un système d’informations juridiques dédié à la gestion des contrats, rédaction du cahier des charges, lancement de l’appel d’offres, dépouillement des réponses et animation des soutenances
  • Accompagnement de la Direction juridique dans la mise en place d’un système d’informations de gestion des contrats : rédaction de la documentation, animation des ateliers de travail, réalisation des tests, validation des spécifications fonctionnelles, conduite du changement
  • Pilotage du projet de numérisation des contrats et d’alimentation du système d’informations juridiques dédié